Am Puls der Zeit

Bis zur Einführung der neuen Unternehmenssoftware eNVenta ERP von Nissen & Velten hatte die Richard Köstner Gruppe zehn Jahre lang eine ältere ERP-Lösung eingesetzt. Umfangreiche unternehmensbezogene Anpassungen waren zudem auf einer mittlerweile nicht mehr aktuellen Version der Software vorgenommen worden, was die Update-Möglichkeiten beeinträchtigt hatte. Veränderungen der Prozesse waren nur noch mühsam umzusetzen. Außerdem fehlten benötigte Schnittstellen – beispielsweise zu modernen Dokumentenmanagement- und Tourenplanungslösungen. Das Unternehmen stand deshalb vor der Frage, ob man weiteren Aufwand in ein altes Softwarerelease stecken oder einen neuen Weg einschlagen sollte, so berichtet René Böhm, ERP-Projektleiter und einer von zwei Teamleitern in der zwölfköpfigen IT-Abteilung. Die Unternehmensgruppe fasste daraufhin den Beschluss, nicht länger „ein totes Pferd zu reiten“ und suchte nach einer ERP-Lösung, welche schon viele Branchenfunktionalitäten mitbringen sollte. Die Richard Köstner Gruppe führt Sortimente wie Stahl, Sanitär und Heizung, Werkzeuge, Befestigungstechnik und Bauelemente. Eine Biegerei liefert Betonstahl an die Kunden. Zudem zählen zur Unternehmensgruppe nicht nur acht Standorte in Bayern und Sachsen, sondern auch drei eigenständige Unternehmen, für die ein Mandantenmanagement innerhalb des ERP-Systems benötigt wurde.

Alles aus einer Hand
„Unsere Maxime war“, so berichtet René Böhm, „dass wir alles aus einer Hand haben wollten und Insellösungen nach Möglichkeit vermeiden.“ Nach einer Evaluierung des Marktes stellten einige Softwareanbieter ihre Lösungen im Hause Köstner vor. Ausgewählt wurde eNVenta ERP von Nissen & Velten. Ausschlaggebende Punkte für die Entscheidung waren der hohe Branchenabdeckungsgrad, die Mandantenfähigkeit und die Anpassungsfähigkeit der Software, die zum Teil auch ohne Programmierung durch die Funktion des Clientside Customizing möglich wird. Pluspunkte gab es auch für das Netz von Technologiepartnern und die Schnittstellen zu Tourenplanungs- und DMS-Anbietern. Schließlich hatte auch der Besuch von Mitarbeitern auf der N&V-Anwenderkonferenz und das Gespräch mit bestehenden eNVenta-Nutzern die Entscheidung bestärkt.

Im September 2017 fiel der Startschuss für das ERP-Projekt. Für Richard Köstner wurde bei Nissen & Velten eine Schnittstelle zum im Unternehmen genutzten Lagerverwaltungssystem Atlas entwickelt und jene zur Tourenplanungssoftware von PTV angepasst. Darüber hinaus gab es größere Erweiterungen im Stahlhandel, etwa bei den Handelslängen. Das ERP-Projekt wurde bei Richard Köstner auf mehreren Ebenen vorangetrieben: Ein Kernteam von acht Führungskräften sowie eine Gruppe von 38 Keyusern aus den Fachbereichen und der IT spielten zentrale Rollen. Die Keyuser übernahmen auch die Integrationstests von neu entwickelten Lösungen und konnten die Endanwender ihrer Abteilungen in der „Roll-out“-Phase der Software schulen. Bereits am 1. Januar 2019 startete die Finanzbuchhaltung der gesamten Unternehmensgruppe mit dem entsprechenden Modul des neuen ERP-Systems und dem Dokumentenmanagement-System Proxess. Es folgte im Juni 2019 der erste Mandant, das Unternehmen MB Stahltechnik, mit der Einführung des kompletten ERP-Systems, was es dem Projektteam erlaubte, im kleineren Rahmen Erfahrungen mit der neuen Lösung zu sammeln. Am 1. Januar 2020 folgte die Richard Köstner AG. Zusammen mit dem noch ausstehenden dritten Mandanten, der Prechtel GmbH in Forchheim, werden in Kürze 230 Anwender mit der neuen Software arbeiten.

Ergonomie und Automatisierungspotenziale
Auch dank der anwenderfreundlichen und selbsterklärenden Benutzeroberfläche klappt die Belegerfassung im Unternehmen heute deutlich schneller. Man könne neue Mitarbeiter nach zwei Tagen Einführung mit dem System arbeiten lassen, so berichtet René Böhm. Die vielen Möglichkeiten der Parametrisierung des neuen ERP-Systems erlauben nun Anpassungen, die im alten System Programmieraufwand bedeutet hätten. Beispielsweise lassen sich bei Richard Köstner so insgesamt 15 verschiedene Auftragsarten abbilden. Ein Beispiel für Prozessautomatisierung ist die Fakturierung: Wo früher eine Mitarbeiterin zweimal in der Woche Rechnungsläufe starten musste, liegt die zugrundeliegende Logik nun in der Unternehmenssoftware und läuft automatisch ab. Die Intercompany-Prozesse zwischen den Mandanten sind intuitiv verständlich und einfach abgebildet. Die Mitarbeiter können sich deshalb problemlos in den verschiedenen Lagern bedienen und die dazugehörigen Belege werden automatisch in beiden Mandanten angelegt.

Die über den Tag hinausweisenden Ziele, die mit der Einführung des neuen ERP-Systems verbunden sind, betreffen die Senkung der Prozesskosten durch Digitalisierung und Automatisierung. Gleichzeitig soll die Prozesssicherheit gewährleistet sein. Den Kunden sollen dadurch Mehrwerte geboten werden. Ein Beispiel dafür bietet die Kombination der Tourenplanungssoftware von PTV mit eNVenta. In Zukunft sollen E-Mails zur Ankündigung von Warenlieferungen aus dem ERP-System verschickt werden, damit die Kunden wissen, zu welchem genauen Zeitpunkt eines der 50 Lieferfahrzeuge von Köstner ihren Firmenstandort anfährt.

Über die gemeinsame Arbeit im ERP-Projekt sagt Böhm: „Wir haben von Anfang an die gleiche Sprache gesprochen.“ Die Zusammenarbeit sei partnerschaftlich, sachlich kritisch und offen gewesen. Dedizierte Projektleiter auf beiden Seiten und der Einsatz der Smartsheet-Plattform als gemeinsam nutzbare Informations- und Planungsgrundlage hätten sich bewährt. Nicht zuletzt waren auch mehrtägige gemeinsame Workshops im Hause Nissen & Velten, zu denen bei Bedarf auch Entwickler hinzugezogen wurden, sehr produktiv.

Die Live-Schaltung des Webshops auf Basis von eNVenta eGate steht aktuell als nächster Projektschritt auf der Tagesordnung. Anschließend folgt noch ein Optimierungsprojekt, das unter anderem die Migration auf die aktuelle Version 4.2 von eNVenta und die Anbindung der Versandsoftware V-Log zum Management von Paketdienst-Lieferungen vorsieht. Im Stahlbereich soll die Lösung „Cut it smart“ des LVS-Systems mit eNVenta verknüpft werden, sodass beispielsweise die entstehenden Stücke beim optimierten Sägen eines Stahlträgers auf drei Aufträge verteilt werden können. Was die Updates auf jeweils aktuelle Versionen der neuen ERP-Software betrifft, so sagt René Böhm: „Wir wollen mit eNVenta immer am Puls der Zeit bleiben“.