Georg Weber: Beim Kunden mit effizienten Prozessen punkten

Die Unternehmensführung des Fachhandelsunternehmens Georg Weber GmbH begegnet den Herausforderungen der Gegenwart und der Zukunft, indem sie auf Digitalisierung und Prozessautomatisierung setzt. Ein zentrales Element dabei ist die Unternehmenssoftware eNVenta ERP, die seit dem Jahr 2016 im Einsatz ist. Zuvor war lange Jahre eine Software für Handelsunternehmen im Einsatz gewesen, deren Benutzeroberfläche noch zeichenbasiert war. Dementsprechend gab es keine grafische Benutzeroberfläche, keine Mausbedienung und vor allem keine Schnittstellen für eine moderne webbasierte Kommunikation. Der stellvertretende Geschäftsführer und ERP-Projektleiter Sven Weber berichtet: „Wir wollen uns vom Produktanbieter zum Prozessanbieter entwickeln. Artikel zu beschaffen und einen günstigen Preis zu finden, das ist für den Kunden heute keine Herausforderung mehr. Interessant sind aus unserer Sicht die nachgelagerten Prozesse. Das heißt, wir bemühen uns, den Bedarf unserer Kunden bei uns zu bündeln und so beim Kunden die Beschaffungskosten zu reduzieren.“ Die Kernzielgruppen des Unternehmens sind dabei Industrie und Handwerk. Klar war im Hause Georg Weber, dass diese Pläne mit der alten Softwarelösung nicht umsetzbar sein würden. Man schaute sich auf dem Markt um und ließ drei Softwareanbieter ihre Produkte im Unternehmen präsentieren. Nach der Präsentation des Unternehmens Nissen & Velten und des ERP-System eNVenta entschied sich die Georg Weber GmbH für diese Unternehmenssoftware. Da die Firma als NORDWEST-Handelspartner sehr aktiv ist, sprachen auch die vorhandenen Schnittstellen zu dieser Verbundgruppe für die neue Lösung.

Mitte des Jahres 2015 startete das ERP-Projekt, in dessen Rahmen auch das Provisionsmodell des Außendiensts durch Programmierung in der neuen Software nachgebildet wurde. Vor dem Live-Start im Februar 2016 konnten neben den Stammdaten auch Bewegungsdaten in Form der offenen Bestellungen aus dem Altsystem in die neue Unternehmenssoftware übernommen werden. Der Start der neuen Lösung verlief auch dank gut geschulter Mitarbeiter reibungslos. Diese arbeiten heute sehr gerne mit der neuen Lösung.

Automatische Prozesse sparen Zeit für neue Aufgaben
Dank der neuen Lösung laufen auch immer mehr Prozesse automatisiert ab und müssen nicht mehr manuell angestoßen werden. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Infrastruktur und die Serviceangebote der NORDWEST Handel AG: Die elektronischen Rechnungen aus Dortmund werden mittlerweile automatisch im ERP-System verbucht. Die E-Commerce-Lösung der Verbundgruppe, der eShop, war schon vor der ERP-Einführung im Einsatz – allerdings ohne Schnittstelle zum Altsystem. Wo vorher Medienbrüche unter Einsatz von E-Mail und Fax an der Tagesordnung waren, landen Bestellungen im eShop von Georg Weber nun direkt in der neuen Warenwirtschaft. Zentral regulierte Rechnungen der Verbundgruppe, die früher gescannt und mit Barcodes versehen wurden, werden ebenfalls automatisch in die Unternehmenssoftware übertragen und von dort weiter in ein angeschlossenes Dokumenten-Managementsystem. Von den offenen Aufträgen, die in der Vergangenheit täglich von Hand geprüft und freigegeben werden mussten, werden dank definierter Parameter im ERP-System gegenwärtig nur noch 10 Prozent geprüft. Für die Zukunft ist die elektronische Anbindung weiterer Lieferanten an das ERP-System geplant. Auch Kunden sollen zukünftig sukzessive via EDI und OCI, einem Standard zum Datenaustausch zwischen SAP-E-Procurement-Systemen und Webshops, mit dem Unternehmen vernetzt werden.

Sven Weber sagt dazu: „Wir arbeiten permanent daran, unsere Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren. Das muss der Weg sein, angesichts hoher Personalkosten. Wir müssen unsere Mitarbeiter möglichst wertschöpfend einsetzen.“ Damit werden einerseits effektive Prozesse für die Kunden implementiert. Andererseits werden Kapazitäten für zeitaufwendige Sonderbeschaffungen und für die Beratung der Kunden, etwa in den Bereichen Heizung und Persönliche Schutzausrüstung frei. Beides intensiviert die Kundenbindung. Die Voraussetzungen dafür schafft das neue ERP-System.