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Rainer Hill

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eNVenta-Tipp: Wiedervorlagen mit MS Outlook synchronisieren

08.10.2019
Ausschnitt eines eNVenta-Screenshots mit dem Outlook-Menü.

Ausschnitt eines eNVenta-Screenshots mit dem Outlook-Menü.


Im 9. Teil der Serie mit eNVenta-Tipps geht es um die Option, eNVenta Wiedervorlagen etwa aus Projekten oder Besuchen mit Microsoft Outlook als Aufgabenliste abzugleichen.

Da es unter anderem im Umgang mit Kunden und Lieferanten essentiell wichtig ist, dass gesetzte Termine eingehalten werden, bietet eNVenta die Möglichkeit, Wiedervorlagen etwa aus Projekten oder Besuchen mit Microsoft Outlook als Aufgabenliste abzugleichen. Damit lässt sich eine doppelte Verwaltung vermeiden und es verringert sich die Gefahr, dass ein Termin „verloren“ geht. Nach der Bearbeitung einer Wiedervorlage und/oder einer Aufgabe in Outlook erfolgt die Beendigung der Aufgabe beziehungsweise Wiedervorlage. Auch diese Beendigung wird zwischen beiden Systemen synchronisiert. Gleiches gilt auch, wenn die Wiedervorlage an einen anderen Sachbearbeiter gesendet wird. Die Aufgabe ist für den Sender nun erledigt und erscheint im Outlook des anderen Sachbearbeiters als Aufgabe.

Für die Nutzung der Funktion steht in eNVenta die Registerkarte „Termine“ des Navigators zur Verfügung. Hier kann über den Menüeintrag "Outlook" die Funktion "Abgleich Wiedervorlagen / Aufgaben" mit Outlook gestartet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, diesen Abgleich beim Starten von eNVenta zu automatisieren. Hierzu sind zwingend die entsprechenden Parameter im Dialog „Parameter Offices“ zu setzen. Für eine bessere Übersicht der Aufgaben in Outlook werden diese Aufgaben den entsprechenden Outlook-Kategorien zugeordnet. Ebenso lässt sich hier einstellen, wie die Fälligkeit des Termins berechnet wird. So ist standardmäßig eine Wiedervorlage sofort fällig, außer der Anwender gibt hier die Anzahl Tage an, welche addiert werden sollen, um das Fälligkeitsdatum der Outlook-Aufgabe zu bestimmen.

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