Neu in eNVenta ERP: Präzisere Prozesse im Einkauf

In einer idealen Welt vereinbart ein Unternehmen mit seinem Lieferanten Konditionen, bestellt zu diesen Konditionen und wird zu den vereinbarten Konditionen beliefert. In der Realität kommt es aber immer wieder zu Fehlern. Im Handelsrecht gilt: Wenn auf eine Bestellung beim Lieferanten eine Auftragsbestätigung erfolgt, der nicht widersprochen wird, dann gelten die dort festgehaltenen Konditionen. Bislang wurden diese Bestellungen bei Lieferanten in eNVenta ERP nur mengenmäßig, aber nicht wertmäßig berücksichtigt. Wenn der Lieferant eines Handelsunternehmens einen deutlich höheren, als den erwarteten Preis bestätigt hatte, dann konnte dieser im Prozess durchlaufen und damit stillschweigend akzeptiert werden. Erst beim Eingang der Ware kam die Rechnungsprüfungslogik zum Einsatz und meldete die Abweichung. Rechtlich betrachtet war das aber ein zu später Zeitpunkt für einen Widerspruch. In der Realität würde und wird ein Lieferant, der seinen Kunden ja an sich binden will, unabhängig davon Fehler aufklären und beheben.

In eNVenta wurde bislang ausschließlich auf Rechnungsebene und nicht auf Positionsebene geprüft. Ab der neuen eNVenta-Version werden in der Bestellbestätigung alle Positionen auf prozentuale und betragsmäßige Abweichungen geprüft wie auch der Gesamtbeleg. Wenn die Positionen abweichen, dann kann die Bestellung als Ganzes nicht besser klassifiziert sein als die am schlechtesten klassifizierte Position. Die möglichen Abweichungen werden gegen ein vom eNVenta-Anwender konfigurierbares Regelwerk geprüft. Hierzu lassen sich prozentuale und betragsmäßige Abweichungen definieren, die noch toleriert werden. Auch wenn die Auftragsbestätigung digital – via EDI – eintrifft, lässt sich diese automatisch importieren und prüfen. Dazu gibt es dann ein Zoom-Element, in dem alle Abweichungen angezeigt werden, die außerhalb der festgelegten Toleranzen liegen. Innerhalb der Grenzen läuft der Prozess einfach durch das System. Wenn die Werte weit abweichen, stimmt etwas mit den Konditionen nicht oder es liegt ein Fehler auf Seiten des Lieferanten vor. Der Einkäufer wird dann in der Regel zum Telefonhörer greifen, um den Vorfall zu klären. Auf der Prozessebene gibt es im ERP-System nun zwei Optionen: Die abweichende Kondition wird in die Bestellung übertragen, sodass die spätere Rechnungsprüfung gegen die abweichende Kondition erfolgt. Oder es wird abgelehnt und die Bestellung storniert. Ob ein Mitarbeiter eine Bestätigung außerhalb der Toleranzgrenzen akzeptieren oder ablehnen darf ist rechtegesteuert. Im Falle der Ablehnung eines EDI-Auftrags wird eine entsprechende Meldung zurückgesendet.