Das ERP-Projekt ist Chefsache. Schließlich geht es nicht um irgendein IT-Projekt, sondern um das „Herz“ des Unternehmens. Eine Geschäftsführung, die sich hier engagiert, vermittelt den Mitarbeitern, die Wichtigkeit des ERP-Projekts und die Wertschätzung für die in diesem Rahmen geleistete Arbeit.
Projektumfang und Ziele klar definieren. Vor dem Projektstart sollten Kunde und Dienstleister beziehungsweise ERP-Anbieter Umfang und Ziele des Projekts definiert haben. Ein Fortschritts- und Budgetkontrolle muss ebenfalls regelmäßig stattfinden und dokumentiert werden. Sehr hilfreich sind auch festgelegte Verfahren zur Lösung auftauchender Probleme oder Differenzen. Im schlechtesten Fall drohen aus dem Ruder laufende Projektlaufzeiten und Kosten.
Projektteam benötigt Ressourcen. Die Mitarbeiter, die für das ERP-Projekt-Team ausgewählt werden, sind idealerweise Menschen die sich engagieren und mitdenken. Ihr Know-how ist deshalb im Tagesgeschäft ebenfalls sehr gefragt. Dennoch sollte die Geschäftsführung dafür sorgen, dass sie im Tagesgeschäft so weit wie möglich entlastet werden, damit das ERP-Projekt vorankommt.
Über den Tellerrand schauen. Für die erfolgreiche Einführung einer ERP-Lösung, welche die Prozesse des gesamten Unternehmens integriert, sind Mitarbeiter die nur in ihren Abteilungsgrenzen denken nicht hilfreich. Projekteilnehmer beziehungsweise Key-User müssen Neugierde und das Interesse mitbringen, sich in die Abläufe und Bedürfnisse anderer Abteilungen hineinzuversetzen sowie über die Fähigkeit verfügen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen.
Verantwortliche im Projekt nicht wechseln. Für den Erfolg des ERP-Projekts ist Kontinuität förderlich. Sind die Arbeitsabläufe einmal eingespielt und stimmt die persönliche „Chemie“ zwischen den Beteiligten, so führt der Austausch von Projektverantwortlichen oft zu Rückschlägen und zu Zeitverlusten – auch durch die Wiederholung von Lernkurven.
Stammdatenübernahme aus Altsystem nicht unterschätzen. Die Datenübernahme aus dem Altsystem sollte nicht zu früh im Projekt und unter Berücksichtigung der Struktur des Zielsystems durchgeführt werden. Unbedingt sollte Zeit einplant werden, um inkonsistente Daten zu bereinigen. Erfahrungsgemäß sammeln sich über die Jahrzehnte Dubletten und „Karteileichen“, die nicht in das neue ERP-System eingeschleppt werden sollten.
Eigentlich selbstverständlich: Schulungen. Oft sind die abgelösten Systeme schon deutlich mehr als ein Jahrzehnt im Einsatz gewesen. Entsprechend neuartig können Prozesse und Benutzeroberflächen in der neuen ERP-Lösung sein. Im Idealfall schult das Softwareunternehmen repräsentative Key-User oder Prozessverantwortliche beim Anwender, welche ihre Abteilungskollegen mit der neuen Lösung vertraut machen.
Testen, testen, testen. Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor sind systematische Tests der kundenindividuellen ERP-Lösung durch die der Anwender beziehungsweise Key-User. Dabei sollten realistische und durchgängige Geschäftsszenarien, etwa von der Bestellung bis zur Auslieferung eines Produkts, Verwendung finden.
Geordnete Übergabe des Systems an den Anwender: Mit dem erfolgreichen Live-Start ist die Ziellinie des ERP-Projekts erreicht. Der Dienstleister übergibt die Verantwortung für die Lösung final an das Anwenderunternehmen und sorgt für die strukturierte Übergabe des Kundenprojekts an den Support.
Last but not least: Teamgeist trägt über manche Hürde. Das Projektteam arbeitet über viele Monate und manchmal auch Jahre gemeinsam auf dem Weg zum Ziel. Dabei gibt es Erfolge und Durststrecken. Das Zusammenwachsen und der Zusammenhalt des Projektteams sind tatsächlich erfolgskritisch. Kleine Aktivitäten, wie ein gemeinsames Essen oder das Feierabendbier am Ende eines langen Tages sind deshalb keine Zeitverschwendung.