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Beschläge Koch: ERP-System aus einem Guss

Nachdem sich das Freiburger Unternehmen Beschläge Koch entschieden hatte, eine neue ERP-Software einzuführen, organisierte es mit einem befreundeten Beschlaghandel einen umfassenden Auswahlprozess. Seit dem 1. Januar 2013 arbeiten 70 Anwender mit eNVenta ERP von Nissen & Velten.

Das Freiburger Familienunternehmen Beschläge Koch GmbH beschäftigt zusammen mit dem Schwesterunternehmen Rilling Sicherheitssysteme 78 Mitarbeiter, die einen Jahresumsatz von 18 Millionen Euro erwirtschaften. Die Kernsortimente umfassen Beschläge für Türen, Fenster und Möbel, Industriebedarf sowie Sicherheitstechnik, Sicht- und Sonnenschutz. Die Kunden sind vorwiegend im südlichen Baden und im Schwarzwald ansässig. Zu den größten Kundengruppen zählen das holz- und metallverarbeitende Handwerk.


Der im Jahr 2013 neu bezogene Firmensitz von Beschläge Koch im
Gewerbegebiet Freiburg-Hochdorf.

Nachdem sich abzeichnete, dass das 20 Jahre im Unternehmen eingesetzte Warenwirtschaftssystem Sangross an das Ende des Produktlebenszyklus gekommen war, beschloss die Geschäftsführung von Koch im Herbst 2011 gemeinsam mit weiteren Firmen aus der Baubeschlag-Union, den Markt aktueller ERP-Systeme für den Großhandel aktiv zu sondieren. Mit dem befreundeten Unternehmen Topf Baubeschlag wurde ein gemeinsamer Kriterienkatalog der Anforderungen an die neue Lösung erarbeitet. 15 Anbieter wurden schließlich angeschrieben, von denen acht ihre Software im Jahr 2012 präsentieren konnten. In dieser heißen Phase der Auswahl evaluierten Projektteams beider Firmen die Produkte. Am Ende standen zwei Produkte in der Endauswahl, welche die Hersteller in Workshops im Detail vorstellten. Beide Unternehmen entschieden sich anschließend unabhängig voneinander für eNVenta ERP. Die beiden Handelsunternehmen pflegen partnerschaftliche Kontakte und treffen sich regelmäßig zum Erfahrungsaustausch über die Prozessoptimierung mit dem ERP-System und über Best-Practices in der Branche.

EDV-Abteilung kann Anpassungen selbstständig durchführen
Für die Software aus dem Hause Nissen & Velten, so berichtet Astrid Aberle, Projektleiterin ERP-Auswahl und Produktmanagerin bei Beschläge Koch, hätten eine Reihe von Punkten gesprochen. Gefallen habe die moderne, webbasierte Architektur und vor allem Framework Studio - die eigene Entwicklungsumgebung von eNVenta ERP. „Die Entwicklungsumgebung erlaubt es unserer EDV-Abteilung, eigene Anpassungen kurzfristig und selbstständig durchzuführen, sodass hier eine hohe Flexibilität besteht“, erklärt Astrid Aberle. Wichtig sei auch gewesen, so ergänzt sie, dass alle Module von der Finanzbuchhaltung bis zur Warenwirtschaft aus einer Hand kommen und dass der Aufbau und die Logik aus einem Guss sind.

Schließlich habe man sich die Hersteller genau angesehen: Der Wunschkandidat sollte schon einige Jahre auf dem Markt sein und auch eine Reihe von Anwendern aus der eigenen Branche zum Kundenkreis zählen. Last but not least war es für Beschläge Koch sehr wichtig, dass das Produkt „lebt“, dass also fortlaufend weiterentwickelt wird und dass regelmäßig neue Releases freigegeben werden.

Im März 2012 kam es zum Vertragsabschluss. Nach einem Workshop mit Nissen & Velten, in dem auch die unternehmensspezifischen Programmierleistungen festgelegt und anschließend durchgeführt wurden, schulte das Softwarehaus im Juni 2012 die Key User bei Koch, die wiederum im Herbst die Mitarbeiter ihrer Abteilungen mit der neuen Software vertraut machten. Am 1. Januar 2013 starteten die 70 Anwender bei Beschläge Koch und Rilling Sicherheitssysteme die Arbeit mit ihrem neuen ERP-System. Rilling wird als eigener Mandant in der Gesamtlösung geführt.

Bedienungsfreundlichkeit und moderne Optik
Die praktischen Erfahrungen sind sehr gut. Die Mitarbeiter schätzen die Bedienungsfreundlichkeit und die moderne Optik der Software. Auch die Automatisierung vieler Vorgänge durch den Einsatz des „Job-Servers“ des ERP-Systems kommt gut an. Im Einkauf sehen die Mitarbeiter den Bestellautomaten als sehr gute Funktion zur Optimierung ihrer Prozesse an. Dieser prognostiziert den zukünftigen Bedarf auf Basis der Vergangenheitswerte. Dann ermittelt es den optimalen Lagerbestand und erstellt eine nach Lieferkonditionen und Verbrauch optimierte Bestellung. Dabei wählt das ERP-System das jeweils passende mathematische Verfahren selbst aus. Auf diese Weise werden eine niedrige Kapitalbindung im Lager und eine hohe Lieferfähigkeit sicher gestellt.

Generell werden bei Koch die durchgehende Logik und schlüssige Verknüpfung aller Module als vorteilhaft angesehen. So sagt Astrid Aberle: „Wenn ich eine Auskunft geben möchte, kann ich von einer Maske mit zwei, drei Mausklicks Informationen aus verschiedenen Modulen oder aus dem Dokumenten-Management-System Proxess ziehen, ohne dass ich meine Benutzermaske verlassen muss. Durch die vielfältigen Verknüpfungen innerhalb der Software ist das Handling heute sehr viel ergonomischer als in der Vergangenheit“.

Die Umstellung des Koch-Webshops auf das Modul E-Commerce von eNVenta ERP fand schließlich als letzter Projektschritt nach dem Echtstart der Warenwirtschaft statt. Claudia Wagner, Marketing Managerin und verantwortlich für das E-Commerce-Projekt bei Koch, berichtet: „Bevor die Entscheidung für eNVenta gefallen ist, haben wir schon im Workshop unsere Wünsche und Vorstellungen formuliert und bei Nissen & Velten in Stockach die neueste Version des Webshops angesehen. Unsere Vorstellungen beispielsweise in Bezug auf die Merkmalsverwaltung und den BMEcat-Import wurden dann auch vom Softwarehersteller umgesetzt“.

Beschläge Koch gestaltet eigene Produktkataloge in verschiedenen Branchenausprägungen. Dazu werden aktuell Produktdaten aus dem neuen ERP-System in eine eigene Katalogdatenbank von Koch importiert. Diese dient der Erstellung der Printkataloge. Dafür werden die Daten aus eNVenta mit Marketingdaten angereichert. Anschließend werden sie in die Katalogverwaltung und den Webshop des ERP-Systems zurückgespielt.

Zu den noch offenen Wünschen an den Hersteller zählt bei Beschläge Koch eine bessere Nachverfolgbarkeit der eigenen Supportanfragen. Da Nissen & Velten dafür aktuell ein neues Portal im Internet aufsetzt, zeichnet sich hierfür bereits eine gute Lösung ab.

Weiterführende Projekte geplant
Abschließend fasst Geschäftsführer Hans-Peter Koch die Auswahl und Einführung des neuen ERP-Systems zusammen: „Unsere Ausgangsfrage war nicht: Wie können wir Sangross eins zu eins in einem anderen ERP-System abbilden? Wir hatten beispielsweise ein ausgeklügeltes Preisfindungssystem, dass wir in eNVenta ein Stück weit angepasst haben. Doch wir haben viele USPs von Sangross im neuen ERP-System wiedergefunden. Global kann ich sagen, dass wir heute deutlich besser aufgestellt sind als mit unserer alten Lösung. Unsere Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit eNVenta ERP.“

Nun blickt man im Unternehmen nach vorne und weitere zukunftsweisende Projekte sind bereits aufgegleist worden. So zählt Beschläge Koch zu den ersten Anwendern, welche die eNVenta-Schnittstelle zum neuen Online-Marktplatz PROCATO eingeführt haben und es reifen Pläne, den eigenen Außendienst mit iPads und der eNVenta-Außendienst-App Vermo+ auszurüsten. [Stand 2015]



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Produkt-Broschüre

Das sagen unsere Kunden:

  • « Nissen & Velten ist uns ein verlässlicher Partner bei der Erreichung unserer strategischen Unternehmensziele. »

    Sven Kistenpfennig, Vorstandsvorsitzender, Kistenpfennig AG, Mainz

  • « Es hat die Anwender bei uns erstaunt, dass die IT-Abteilung innerhalb von Minuten Reports ändern und Masken umbauen kann. Mit eNVenta ERP können wir schnell auf Änderungen des Marktes reagieren. Darin sehen wir einen großen Wettbewerbsvorteil. »

    Ralph Eggeling, IT-Leiter, Mädler GmbH, Stuttgart

  • « Die Mitarbeiter von N&V verfügen über ein sehr gutes Verständnis für die Abläufe des Großhandels und sprechen unsere Sprache. »

    Frank Schoberer, Geschäftsführer, Alexander Bürkle GmbH & Co. KG, Freiburg i.Br.

  • « Unsere Mitarbeiter schätzen die Bedienungsfreundlichkeit von eNVenta. Da alle Module von der Finanzbuchhaltung bis zur Warenwirtschaft aus einer Hand kommen, sind Aufbau und die Logik aus einem Guss. »

    Astrid Aberle, Produktmanagerin, Beschläge Koch, Freiburg i.Br.

  • « Für eNVenta ERP sprachen die fertige Branchenlösung, die vorhandenen EDE-Schnittstellen und am Ende auch der gute Eindruck, den die Consultingmitarbeiter von Nissen & Velten hinterlassen hatten. »

    André Klein, Geschäftsführer, Arthur Jutger oHG, Remscheid

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