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Im 15. Wiener Bezirk, am Rand der Innenstadt, liegt die Firmenzentrale der Compensa GmbH.

Im 15. Wiener Bezirk, am Rand der Innenstadt, liegt die Firmenzentrale der Compensa GmbH.


Alle Arten von Wälzlagern zählen zum Programm.

Alle Arten von Wälzlagern zählen zum Programm.


Compensa: Mit eNVenta in der Cloud Prozesse optimiert

Die Wiener Compensa GmbH ist ein Technischer Handel, der sich seit der Gründung im Jahr 1953 auf alle Varianten von Wälzlagern spezialisiert hat. Außerdem bietet die hauseigene Konstruktionsabteilung den Entwurf und die Produktion von Sonderteilen an. Der österreichische Nissen & Velten-Partner ERP-Solutions GmbH hat eNVenta ERP bei Compensa eingeführt. Seitdem profitieren die 17 Anwender von durchgehenden Prozessen im neuen ERP-System, welches unter Microsoft Azure läuft.

Das Unternehmen Compensa handelt mit Wälzlagern, die überwiegend in China beschafft werden. Die Herausforderung des Unternehmens liegt darin, die dortigen Spitzenanbieter zu finden und in den eigenen Lieferantenpool aufzunehmen. Vertrieben werden die Wälzlager vor allem im deutschsprachigen Raum und Osteuropa sowie in der gesamten EU. Die Kunden sind beispielsweise bedeutende Hersteller von Garten- und Landmaschinen, von Löschfahrzeugen sowie von Rolltreppen, Motoren, Pumpen und Elektrowerkzeugen. Als schlankes Unternehmen, welches sich auf sein Kerngeschäft beschränkt, benötigt Compensa ein leistungsfähiges ERP-System. Eine bis dato genutzte stark individualisierte Standardsoftware auf Basis der AS/400-Plattform von IBM und eine separate Software für die Finanzbuchhaltung stießen im Unternehmen an ihre funktionalen Grenzen, sodass die Einführung einer modernen ERP-Lösung beschlossen wurde. In mehreren Arbeitstreffen glichen der Geschäftsführer der Compensa GmbH, Josef Frank, und der Geschäftsführer des IT-Dienstleisters ERP-Solutions, Gerhard Waldschütz, die Anforderungen des Unternehmens mit dem Leistungsumfang von eNVenta ERP ab, bevor dann die Entscheidung für die Einführung der Software von Nissen & Velten fiel.

ERP-Lösung unter Microsoft Azure
Ein zentrales Thema war dabei die Prozessintegration mit einer Spedition, welche als Logistikdienstleister des Handelsunternehmens das Artikelsortiment auf ca. 2000 Stellplätzen einlagert, bevorratet und versendet. Wichtig war für das Unternehmen auch eine Chargenverwaltung, da alle Artikel auf Chargenebene geführt werden. Da die Firma Compensa viele Sonderteile für Kunden selbst konstruiert, war das einfache Handling der Konstruktionszeichnungen im ERP-System ebenfalls eine relevante Anforderung. Da das Unternehmen keine hauseigene EDV-Abteilung unterhält, sollte auch die Administration der Lösung keine Ressourcen im Unternehmen binden. ERP-Solutions konnte hier mit eNVenta ERP unter Microsoft Azure, also einem Betrieb der Lösung in der Cloud, ein maßgeschneidertes Betreiberkonzept anbieten. Mit der Entscheidung für die neue Unternehmenssoftware setzte ERP-Solutions das Einführungsprojekt gemeinsam mit dem Kunden sehr zügig um. Nach fünf Monaten Projektlaufzeit konnten bereits am 1. Juli 2016 alle 17 Anwender in Wien mit der neuen Lösung arbeiten.

Artikelstamm neu aufgebaut
Ein größeres Teilprojekt vor dem Start war der Neuaufbau des Artikelstamms. Da man historisch gewachsene Inkonsistenzen der Produktdaten in der Altlösung nicht in der neuen Lösung fortschreiben wollte, entschied sich die Geschäftsführung für einen Schnitt. Die Daten der 20.000 Artikel des Artikelstamms wurden komplett neu strukturiert, definiert und eingespielt. Um den aktuellen Warenbestand reibungslos ins neue ERP-System übernehmen zu können, führte das Compensa-Team darüber hinaus eine manuelle Verknüpfung der alten und neuen Artikelnummern durch. Somit konnten die bereits vorhandenen Chargennummern verwendet werden und der vorhandene Bestand reibungslos im Verkaufsprozess abgewickelt werden. In dieser heißen Projektphase stand ERP-Solutions auch immer wieder einmal für nächtliche Rückfragen zur Verfügung. Generell sagt Josef Frank über seinen IT-Dienstleister: „Die Zusammenarbeit lief und läuft kontinuierlich partnerschaftlich und gut.“

Heute arbeiten die Mitarbeiter von Compensa im Einkauf, Verkauf sowie im Vertrieb und in der Finanzbuchhaltung mit eNVenta ERP. Der Spedition, die als externer Dienstleister für Lager und Versand verantwortlich ist, werden via Schnittstelle aus dem Auftrag im ERP-System die Packlisten mit Positionen und Chargennummern übermittelt. Von dort wird der Abschluss der Kommissionierung zurückgemeldet, worauf wiederum die Datei des Compensa-Lieferscheins an die Spedition versendet wird. Die Spedition bringt dann abschließend Lieferschein und Sendung zusammen. Das entsprechende eNVenta-Modul hat inzwischen auch eine separate Finanzbuchhaltungssoftware im Unternehmen ersetzt, sodass der externe Buchhalter ohne Schnittstellen mit den aktuellen Unternehmenszahlen arbeiten kann.

CAD-Dateien und Aufträge verheiratet
Da das Unternehmen auf Anforderung auch viele kundenspezifische Komponenten auf Basis technischer Zeichnungen entwickelt, ist die elektronische Verwaltung und Archivierung dieser Zeichnungen im ERP-System sehr nützlich. Insbesondere ist es wichtig, dass die Konstruktionszeichnungen im System mit den konkreten Aufträgen verknüpft sind. Die Möglichkeit, in eNVenta Dokumente einem Vorgang per Referenzlink zuzuordnen, beschleunigt bei Compensa die Prozesse und erhöht ihre Sicherheit. Geschäftsführer Josef Frank sagt dazu: „Wir wollen uns nicht mit der Suche und Verwaltung von Dokumenten, sondern mit den Wünschen unserer Kunden beschäftigen.“ Auch sein Außendienst profitiert von der neuen Lösung. Die vier Mitarbeiter können mit ihren Notebooks via Mobilfunk auch unterwegs auf eNVenta ERP zugreifen.

Eine Besonderheit des Einkaufs in China besteht unter anderem darin, dass dort die Nutzung von Preislisten nicht üblich ist. Für größere Kundenaufträge werden deshalb mehrere relevante Anbieter mit der Bitte um Angebote kontaktiert. Die Konditionen der Lieferantenangebote werden im Anfragespiegel von eNVenta dargestellt. Durch eine programmierte Erweiterung lässt sich der vom Sachbearbeiter ausgewählte Preis als Kalkulationsbasis direkt in das Angebot für den Kunden übernehmen.

Allgemein geschätzt wird im Unternehmen der hohe Integrationsgrad der neuen ERP-Lösung. „Aus einem Angebot per Mausklick einen Auftrag generieren, das ging mit unserem alten System nicht“, erinnert sich Geschäftsführer Josef Frank, der auch die vielfältigen grafischen Auswertungsmöglichkeiten im System schätzt. Er ergänzt: „Auch das Wiedervorlagensystem von eNVenta ist super und wird von den Mitarbeitern gerne genutzt.“ Eine kurze Notiz und ein Mausklick und schon werde ein Vorgang an einen Mitarbeiter übergeben und dieser benachrichtigt.

Ein weiteres IT-Projekt mit ERP-Solutions steht bei Compensa in der nahen Zukunft auf der Agenda: Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems PROXESS der Firma Akzentum. Von der Einführung und der engen Verknüpfung mit dem ERP-System verspricht sich das Unternehmen einen schnelleren Zugriff auf Firmendokumente wie Lieferscheine und Rechnungen. Vor allem aber sollen alle kunden- und lieferantenseitigen Auftrags-, Artikel- und Bestelldokumente per „Drag and Drop“ dem relevanten Vorgang in eNVenta zugeordnet werden können. Diese sollen dann mit einem Tastendruck von jedem Mitarbeiter aufgerufen werden können. Auf diese Weise wird die Effizienz und vor allem die schnelle Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeiter gegenüber den Kunden deutlich verbessert. [Stand 2018]



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Produkt-Broschüre

Das sagen unsere Kunden:

  • « Nissen & Velten ist uns ein verlässlicher Partner bei der Erreichung unserer strategischen Unternehmensziele. »

    Sven Kistenpfennig, Vorstandsvorsitzender, Kistenpfennig AG, Mainz

  • « Es hat die Anwender bei uns erstaunt, dass die IT-Abteilung innerhalb von Minuten Reports ändern und Masken umbauen kann. Mit eNVenta ERP können wir schnell auf Änderungen des Marktes reagieren. Darin sehen wir einen großen Wettbewerbsvorteil. »

    Ralph Eggeling, IT-Leiter, Mädler GmbH, Stuttgart

  • « Die Mitarbeiter von N&V verfügen über ein sehr gutes Verständnis für die Abläufe des Großhandels und sprechen unsere Sprache. »

    Frank Schoberer, Geschäftsführer, Alexander Bürkle GmbH & Co. KG, Freiburg i.Br.

  • « Unsere Mitarbeiter schätzen die Bedienungsfreundlichkeit von eNVenta. Da alle Module von der Finanzbuchhaltung bis zur Warenwirtschaft aus einer Hand kommen, sind Aufbau und die Logik aus einem Guss. »

    Astrid Aberle, Produktmanagerin, Beschläge Koch, Freiburg i.Br.

  • « Für eNVenta ERP sprachen die fertige Branchenlösung, die vorhandenen EDE-Schnittstellen und am Ende auch der gute Eindruck, den die Consultingmitarbeiter von Nissen & Velten hinterlassen hatten. »

    André Klein, Geschäftsführer, Arthur Jutger oHG, Remscheid

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