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Hubert Graf: Schlanke und automatische Prozesse

Als beim Technischen Handel Hubert Graf die Einführung eines neuen ERP-Systems auf der Tagesordnung stand, kam der Projektleiter auf die Idee, einen Studenten und dessen Masterarbeit bei der Auswahl hinzuzuziehen. Heute automatisiert das Unternehmen seine Geschäftsprozesse mit der Unternehmenssoftware eNVenta ERP.

Das Familienunternehmen Hubert Graf beschäftigt 20 Mitarbeiter und hat seinen Sitz in Rheine im Münsterland. Hier hat die Textilindustrie noch immer eine wichtige Rolle – weniger im Bereich der Mode, aber dafür verstärkt bei Industrietextilien und Hightech-Produkten. Sie ist auch im Kundenstamm von Hubert Graf gut vertreten. Mit Industriefirmen wird der größte Teil des Umsatzes gemacht, doch auch Handwerker zählen zum Kundenkreis. Der Schwerpunkt des Artikelsortiments liegt in der Antriebstechnik. Die im Unternehmen lange Jahre verwendete Individualsoftware war technisch nicht mehr auf der Höhe der Zeit und stieß immer häufiger an ihre Grenzen. Beispielsweise waren die Möglichkeiten des Imports von Artikelstammdaten sehr limitiert. Die Finanzbuchhaltung war nicht in die Lösung integriert und wurde parallel mit einer weiteren Software ohne Schnittstellen betrieben. Als das Unternehmen schließlich das Thema E-Commerce in den Fokus nahm, war die Zeit endgültig reif für eine neue Softwarelösung.


Hubert Graf: ERP-Projektleiter Max Volbers und Geschäftsführer Jürgen Volbers.


Masterarbeit hilft bei der Software-Auswahl

Da die Firma Hubert Graf als NORDWEST-Handelspartner eng mit der Verbundgruppe zusammenarbeitet, suchte ERP-Projektleiter Max Volbers das Gespräch mit Thomas Cramer, Bereichsleiter E-Business & IT-Beratung bei NORDWEST, der im Verlauf des ERP-Projekts immer wieder mit Rat und Tat zur Verfügung stand. Ergänzend ergab sich die Chance, einen Studenten der Betriebswirtschaftslehre zu gewinnen, der das Thema der ERP-System-Auswahl im Technischen Handel für seine Masterarbeit nutzen wollte. Im Rahmen dieser Abschlussarbeit wurden die Prozesse des Technischen Handels analysiert und geeignete ERP-Systeme identifiziert. Bereits hier landete die Lösung von Nissen & Velten auf dem ersten Platz. Schließlich hatten zwei Softwarenbieter an einem Tag die Gelegenheit, ihre Lösungen in Rheine zu präsentierten. Am Ende des Tages fiel das Urteil der beteiligten Mitarbeiter einstimmig für eine Einführung von eNVenta ERP im Unternehmen aus. Sehr gut an kamen die vorgestellten Schnittstellen zur Anbindung an NORDWEST und der hohe Abdeckungsgrad der gewünschten Funktionalitäten im Standard bei gleichzeitiger Flexibilität. Schließlich lobte das Projektteam Look & Feel sowie die einfache Bedienbarkeit der Software. Die Branchenkompetenz der Ansprechpartner wurde ebenfalls positiv vermerkt. Besuche der Anwenderkonferenz von Nissen & Velten im Europapark sowie ein Besuch bei einem Technischen Händler, der die Software bereits einsetzt, bestärkten das Unternehmen in seiner Entscheidung.

Bereits in der Projektphase schulte Nissen & Velten die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen ERP-Lösung. Anschließend gab es noch interne Schulungen durch zwei Key User des Handelshauses. Ein Testsystem erlaubte es den Mitarbeitern, im Vorfeld Aufträge übungsweise einzugeben. Unmittelbar vor dem Live-Start am 2. Januar 2017, der weitgehend reibungslos verlief, erfassten sie die laufenden Bewegungsdaten im neuen System.

Eine kleine Hürde hatte sich vorher noch im Projekt ergeben: Ein Kunde des Unternehmens erhält seine Bestätigungen über die Handelsplattform Onventis, was erst im Projektverlauf in den Fokus rückte. Die Anforderung konnte aber zur Zufriedenheit des Kunden erfüllt werden. Im ERP-System wurde ein Software-Job eingerichtet, der alle Aufträge des Kunden in das Onventis-Format umwandelt und verschickt.

Prozesssicherheit durch Automatisierung
Seit dem Systemwechsel zieht das Unternehmen Hubert Graf großen Nutzen aus dem Funktionsumfang der neuen Lösung. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Automatisierung der Prozesse. Hubert Graf bietet seinen Kunden für das C-Teile-Management das Kanban-System an, bei dem zwischen dem Kunden und dem Händler Schütten mit Teilen wie beispielsweise Schrauben rotieren. In der Vergangenheit mussten diese Schütten im Unternehmen abgescannt und manuell nachbestellt werden. Mit Hilfe des neuen ERP-Systems ist heute sichergestellt, dass durch eine Umlagerung automatisch neue Aufträge erzeugt und abgeschlossen werden. Diese Aufträge werden in den Bestellautomaten von eNVenta übergeben, wo die Mindestbestände hinterlegt sind, bei deren Unterschreiten eine neue Bestellung ausgelöst wird. Auch die Mindestbestände von unternehmenskritischen Ersatzteilen in der Produktion von Schlüsselkunden werden mithilfe des Bestellautomaten überwacht, sodass beim Kunden nichts „anbrennen“ kann.

Ein weiteres Beispiel für Prozessautomatisierung ist der Datenaustausch mit dem NORDWEST. Bestellungen werden heute via EDI abgewickelt. In der Vergangenheit mussten diese aufwändig doppelt erfasst werden: Im Altsystem und im Online-Shop der Verbundgruppe.

Schnelle Orientierung mit eNVenta Zoom

Auch die Unternehmenssteuerung hat sich verbessert, wie Max Volbers berichtet. Er sagt: „Ich komme aus dem Controlling. Mir ist es wichtig, schnell an die wichtigsten Kennzahlen zu kommen. Mit den Übersichten in eNVenta Zoom sind viele Auswertungen schnell möglich. Das ist also ein sehr nützliches Tool“. Mit der Cockpit-Funktion eNVenta Zoom, lassen sich relevante Kennzahlen, Grafiken und Tabellen auf dem Startbildschirm des Anwenders anzeigen. Ebenfalls bewährt hat sich die Integration von Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in einem System. Bereits im Unternehmen genutzt werden integrative Funktionen wie beispielsweise die Kreditlimit-Prüfung.

Als hilfreich wird im Unternehmen auch das Clientside Customizing von eNVenta ERP angesehen. Damit ist es möglich, Benutzermasken auch ohne Entwicklerkenntnisse anzupassen. Im Unternehmen wurden damit Eingabefelder ausgeblendet und Pflichtfelder rot markiert, um die Sachbearbeiter bei der Arbeit zu unterstützen. Die tägliche Arbeit mit der Software läuft seit dem Start reibungslos. „Wir haben in diesem Jahr zwei neue Mitarbeiter eingestellt, die sich in der Software und ihrer Logik sehr schnell zurechtgefunden haben“, weiß Max Volbers zu berichten.


Ladenraum der Hubert Graf Technisches Geschäft GmbH in Rheine.


Nächster Meilenstein: der Webshop
Das nächste Teilprojekt bei Hubert Graf ist nun der Einstieg in den E-Commerce. Die Einrichtung eines eigenen Webshops auf Basis der Lösung eSHOP des NORDWEST unter Verwendung der entsprechenden eNVenta-Schnittstelle haben eine hohe Priorität. Das Unternehmen erhofft sich davon einen erhöhten Umsatz mit Standardartikeln, ohne dass mehrere Artikeldatenbestände gepflegt werden müssten. Auch der Start des eigenen Webshops wird im Unternehmen Hubert Graf nicht der letzte Schritt, nach vorne gewesen sein. Weitere Überlegungen gehen beispielsweise dahin, EDI-Prozesse zum Datenaustausch mit Kunden zu nutzen. Max Volbers sagt dazu abschließend: „Unsere Arbeitsabläufe unterliegen einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, dessen Ergebnisse im ERP-System abgebildet werden.“



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Produkt-Broschüre

Das sagen unsere Kunden:

  • « Nissen & Velten ist uns ein verlässlicher Partner bei der Erreichung unserer strategischen Unternehmensziele. »

    Sven Kistenpfennig, Vorstandsvorsitzender, Kistenpfennig AG, Mainz

  • « Es hat die Anwender bei uns erstaunt, dass die IT-Abteilung innerhalb von Minuten Reports ändern und Masken umbauen kann. Mit eNVenta ERP können wir schnell auf Änderungen des Marktes reagieren. Darin sehen wir einen großen Wettbewerbsvorteil. »

    Ralph Eggeling, IT-Leiter, Mädler GmbH, Stuttgart

  • « Die Mitarbeiter von N&V verfügen über ein sehr gutes Verständnis für die Abläufe des Großhandels und sprechen unsere Sprache. »

    Frank Schoberer, Geschäftsführer, Alexander Bürkle GmbH & Co. KG, Freiburg i.Br.

  • « Unsere Mitarbeiter schätzen die Bedienungsfreundlichkeit von eNVenta. Da alle Module von der Finanzbuchhaltung bis zur Warenwirtschaft aus einer Hand kommen, sind Aufbau und die Logik aus einem Guss. »

    Astrid Aberle, Produktmanagerin, Beschläge Koch, Freiburg i.Br.

  • « Für eNVenta ERP sprachen die fertige Branchenlösung, die vorhandenen EDE-Schnittstellen und am Ende auch der gute Eindruck, den die Consultingmitarbeiter von Nissen & Velten hinterlassen hatten. »

    André Klein, Geschäftsführer, Arthur Jutger oHG, Remscheid

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