Haas & Kellhofer: Modernes ERP-System und kooperative Prozesse

Der Technische Handel Haas & Kellhofer mit Sitz in Singen arbeitet seit mehr als fünfzehn Jahren mit Software der Firma Nissen & Velten. Das Unternehmen mit 18 Mitarbeitern zieht viele Vorteile aus der Mitgliedschaft in der Vertriebskooperation „One for Germany“. Seit nicht nur Haas & Kellhofer sondern auch „One for Germany“ mit eNVenta ERP arbeiten, laufen die firmenübergreifenden Prozesse automatisiert.

Das Unternehmen Haas & Kellhofer entstand im Jahr 1927 in Singen. Schwerpunkte des Sortiments sind Kugellager, Wälzlager, Antriebs-, Dichtungs-, Klebe- und Steuerungstechnik. Zu den Serviceangeboten für die Kunden aus Handwerk und Industrie zählen das Konfektionieren von Hydraulikschläuchen und die Reparatur von Druckluftwerkzeugen. Das Vertriebsgebiet des Unternehmens, welches sechs Außendienstmitarbeiter beschäftigt, reicht von Basel bis nach Lindau und vom Schwarzwald bis in die Zentralschweiz. Doch auch deutsche Firmenniederlassungen in den USA und Taiwan oder auch Exporteure in Afrika und im arabischen Raum beziehen technische Produkte aus Singen.

Nachdem das langjährig genutzte Computersystem nicht mehr auf der Höhe der Zeit war und nur noch ein Mitarbeiter über das nötige Know-how zur Anpassung der Software verfügte, war die anstehende Euro-Einführung der Anlass, 1999 ein neues ERP-System auszuwählen. Dabei setzte sich SQL-Business von Nissen & Velten durch. Ein Argument für die Software war damals die Unterstützung relationaler Datenbanken. Noch heute ist man bei Haas & Kellhofer sehr zufrieden darüber, mit einer Oracle-Datenbank zu arbeiten. Als Nissen & Velten im Jahr 2005 den webbasierten Technologienachfolger eNVenta ERP ankündigte, war es für Geschäftsführer Matthias Wenger keine Frage, dass er auf die neue Software umstellen würde. Er erklärt: „Aus der Erfahrung mit unserer alten Unternehmenssoftware vor SQL-Business wussten wir, wie unbefriedigend ein Stillstand der Entwicklung auf Herstellerseite ist. Für mich war deshalb klar, wenn mein IT-Lieferant etwas Neues anbietet, dann gehe ich diesen Weg gerne mit.“ Software sei heute schließlich das wichtigste Handwerkszeug des Handels.

Haas & Kellhofer hat schon im Jahr 2010 das Angebot genutzt, als SQL-Business-Anwender vergünstigte Lizenzen des Technologienachfolgers eNVenta ERP zu kaufen. Der eigentliche Umstieg auf das neue ERP-System erfolgte im Jahr 2012. Die weitreichenden Möglichkeiten individueller Anpassungen der eigenen eNVenta-Lösung mit der Entwicklungsumgebung Framework Studio nutzt Haas & Kellhofer nur sparsam. Als kleineres Unternehmen hält man sich an die Philosophie, bei den Prozessen nahe am Hersteller-Standard zu bleiben. Mit dem Clientside Customizing der Software, das eine Anpassung von Benutzermasken und Feldern ohne Programmierung erlaubt, wurden dagegen die Bildschirmansichten der Sachbearbeiter bei Haas & Kellhofer individuell zugeschnitten.

Prozessintegration durch Cross-Company-Funktionen
Seit dem Jahr 2005 ist Haas & Kellhofer Mitglied im Vertriebsverbund „One for Germany“ in dem sich sieben Technische Händler zusammengeschlossen haben. Gemeinsam bieten sie Industrieunternehmen bundesweit maßgeschneiderte Servicekonzepte zur Versorgung ihrer Werke mit mechanischen Ersatzteilen an. Mit der Mitgliedschaft ist auch das Produktportfolio des Unternehmens stark gewachsen, da sich viele neue Artikel über die Kooperationspartner beziehen lassen.

Waren in der Vergangenheit für die One-Bestellungen noch parallele Dateneingaben in zwei unterschiedlichen ERP-Systemen notwendig, so wird die Zusammenarbeit von Haas & Kellhofer mit „One for Germany“ seit kurzem durch eine vertiefte Softwareintegration unterstützt. Die Vertriebskooperation arbeitet mittlerweile selbst mit einer eigenen eNVenta-Installation. Haas & Kellhofer hat im eigenen Unternehmen die Cross-Company-Funktionalitäten von eNVenta ERP eingerichtet. Diese erlauben hochautomatisierte Prozesse zwischen verschiedenen eNVenta-Systemen. Dabei ist das eNVenta-System der „One for Germany“ das führende System. Aufträge von One-Kunden werden von den Sachbearbeitern von Haas & Kellhofer im One-System erfasst und in das eNVenta-System von Haas & Kellhofer übertragen. Dieses löst die Beschaffung und Auslieferung an den Kunden aus, sowie einen Lieferscheindruck im One-System. Der One-Kunde erhält auf diese Weise die bestellten Artikel beispielsweise für eine Niederlassung im Südwestdeutschland von Haas & Kellhofer mit einem One-Lieferschein. Der Lieferscheindruck löst im One-System die Fakturierung der Waren aus. Das zentrale Rechnungswesen des betreffenden Industriekunden erhält von der One-Gruppe regelmäßige Sammelrechnungen, welche die Lieferungen aller Gruppenmitglieder umfassen.

Lagerbestände der Kooperationspartner in Echtzeit
Erste One-Mitglieder können sich bereits mithilfe der Cross-Company-Funktionen von eNVenta ERP gegenseitig Einsicht in ihre Lagerbestände gewähren und benötigte Artikel von einander beziehen. So kann Haas & Kellhofer bei einem ONE-Mitglied ein Streckengeschäft initiieren, bei dem Artikel von dort aus mit einem Haas & Kellhofer-Lieferschein direkt an den Kunden geliefert werden. Diese Prozesse werden bei den übrigen Gruppenmitgliedern sukzessive eingeführt.

Abschließend urteilt Matthias Wenger über seine Unternehmenssoftware: „Wir haben einen großen Nutzen durch die kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und Funktionalitäten in eNVenta ERP und der Branchenexpertise des Herstellers im Großhandel. Wenn wir ein Update machen, kann es schon mal einen hektischen Tag geben, aber das war es dann auch schon. Das Team, das mich bei Nissen & Velten betreut, ist toll.“

[Stand: 2016]