SSK-Schrauben Schmid: Anwenderfreundliche Prozessoptimierung

Der Produktionsverbindungshandel SSK Schrauben Schmid mit Sitz im schwäbischen Kirchheim/Teck hat vor fünf Jahren die Unternehmenssoftware eNVenta ERP eingeführt und seitdem seine Geschäftsprozesse fortlaufend IT-gestützt optimiert. Seit dem vergangen Jahr arbeiten die 19 Vertriebsmitarbeiter mit iPads und der eNVenta-Außendienst App Vermo plus.

20 Kilometer vom Stuttgarter Flughafen entfernt, in Kirchheim/Teck am Fuße der Schwäbischen Alb, hat das Unternehmen SSK Schrauben Schmid seinen Sitz. Hier in der Zentrale des Unternehmens und im Dresdner Schwesterunternehmen arbeiten insgesamt 65 Mitarbeiter. Der Produktionsverbindungshandel macht 80 Prozent seines Jahresumsatzes von 15 Mio. Euro mit Holzbaubetrieben wie Zimmereien. Das Sortiment des Unternehmens umfasst mehr als 50.000 Artikel: Zu den Schwerpunkten zählen Schrauben, Dübel, Baubeschläge und Holzverbinder sowie Maschinen und Werkzeuge. In der hauseigenen Fertigung werden spezielle Verbindungsmittel für den Holzbau auch nach Plänen der Kunden gefertigt.Als sich im Jahr 2010 abzeichnete, dass die 15 Jahre lang eingesetzte Warenwirtschaftssoftware vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt werden würde, sah sich das Unternehmen nach einer zukunftsfähigen Alternative um. Die neue Software sollte zunächst einmal die Funktionalitäten des alten Systems auf der Basis einer modernen, webbasierten Architektur beherrschen. Zudem sollte sie durch größere Offenheit und Kommunikationsfähigkeit mit weiteren Systemen punkten. Geschäftsführer Jochen Schmid erklärt: „Wichtig waren uns bessere statistische Auswertungsmöglichkeiten, eine Standard-Datenbank und die intuitive Bedienbarkeit der neuen Software.“ Nicht zuletzt habe im Fokus gestanden, dass das neue ERP-System „lebt“, also vom Hersteller fortlaufend weiterentwickelt werde und so auch zukünftig neue Anforderungen erfüllen könne. Nach Erkundigungen bei Branchenkollegen, so ergänzt Schmid, habe man festgestellt, dass schon viele Händler eNVenta ERP von Nissen & Velten einsetzten. Nach einem Referenzbesuch beim Unternehmen Eisen-Pfeiffer in Stockach und näherer Beschäftigung mit der Software sei die Entscheidung für die Einführung von eNVenta ERP gefallen.

Nach einem Workshop mit dem Consulting von Nissen & Velten und einigen individuellen Anpassungen der Software für das Unternehmen folgten Schulungen für die Key User bei SSK. Anschließend arbeiteten die Key User von SSK vor dem Echtstart des neuen ERP-Systems einige Wochen parallel mit der alten und der neuen Software und kontrollierten die Ergebnisse. Schließlich schulten die Key User die übrigen eNVenta-Anwender. Da man im neuen System mit einer verlässlichen Datenbasis arbeiten wollte, ging dem Echtstart mit eNVenta ERP eine Inventur des Lagerbestands im alten Warenwirtschaftssystem voraus. Seit dem 2. Januar 2011 ist eNVenta ERP bei SSK Schrauben Schmid in Kirchheim und in Dresden erfolgreich im Einsatz.

Gegenüber der alten Software ist die Mandantenfähigkeit des neuen ERP-Systems ein großer Vorteil, weil die Dresdner Niederlassung als rechtlich selbstständige Einheit geführt wird. In der Vergangenheit gab es in beiden Unternehmen komplett getrennte Kunden- und Artikelstammdaten, die parallel und damit doppelt gepflegt werden mussten. Heute gibt es zwei Mandanten unter eNVenta, die auf die gleichen Stammdaten zugreifen können. Die notwendigen Daten werden repliziert. Preise, die sich zum Teil unterscheiden, werden bei Bedarf lokal gepflegt. Das Dresdner Haus ist mit einer Internet-Standleitung und VPN an die Server im Haupthaus in Kirchheim angeschlossen. IT-Leiter Michael Schmid betont einen weiteren Vorteil, wenn er sagt: „eNVenta bietet eine sehr viel höhere Anwenderfreundlichkeit. Ich merke das auch, wenn ich im Unternehmen Softwareschulungen abhalte. Unsere Mitarbeiter machen sehr viel intuitiv richtig und finden sich schnell zurecht. Das war mit der alten Lösung so nicht der Fall.“

Mandantenfähigkeit und maßgeschneiderte Masken
Darüber hinaus nutzt das Unternehmen SSK alle Optionen des ERP-Systems, um Workflows zu optimieren und den Mitarbeitern die relevanten Informationen bestmöglich zur Verfügung zu stellen. So hat die IT-Abteilung die Funktionalität des Clientside-Customizing von eNVenta genutzt, um beispielsweise auf den Eingabemasken Pflichtfelder für die Stammdatenpflege zu definieren und farblich hervorzuheben oder auch Checkboxen für Prozessabläufe zu setzen. Das Clientside-Customizing bietet Systemadministratoren generell die Option, Benutzeroberflächen von Anwendern und Anwendergruppen auf einfache Weise maßzuschneidern, ohne dabei auf die eNVenta-Entwicklungsumgebung Framework Studio zurückgreifen zu müssen. Mit den Zoom-Informationselementen von eNVenta nutzen die Sachbearbeiter bei SSK vorgangsbezogene Informationen für ihre tägliche Arbeit. So taucht beispielsweise ein vergessener Auftragsabschluss in der Zoom-Liste der offenen Aufträge auf und wird so spätestens am kommenden Tag bemerkt. Das Management des Unternehmens schätzt vor allem die Möglichkeit, SQL-Datenbank-Abfragen aus eNVenta heraus zu initiieren. Diese seien hervorragend für Auswertungen und Controlling geeignet.

Im E-Commerce nutzt das Unternehmen einen Webshop auf Basis der Open-Source-Lösung Magento, der über Schnittstellen mit eNVenta ERP kommuniziert und aus dem ERP-System Produktdaten und Konditionen bezieht. Lizensiert hat SSK auch die eNVenta-Schnittstelle zum neuen Internet-Marktplatz Procato. Bis zum geplanten Start der eigenen Präsenz auf Procato im Laufe des Jahres wird im Unternehmen noch Arbeit in die Datenpflege gesteckt.

Mobil besser informiert: eNVenta Außendienst-App
Als Spezialist für den Holzbau verfügt SSK Schrauben Schmid über ein deutlich größeres Vertriebsgebiet als der durchschnittliche Produktionsverbindungshandel. Von Baden-Württemberg bis nach Hessen und von Bayern über Thüringen nach Sachsen sind insgesamt 19 Vertriebsmitarbeiter im Außendienst für das Unternehmen unterwegs. Seit dem vergangenen Jahr können sie dabei auf mobile Unterstützung zählen. Auf iPads verwenden sie die eNVenta Außendienst App Vermo plus des Heilbronner Softwarehauses SIC! Software. Seitdem organisiert der Vertrieb seine Reiserouten mit der Tourenplanungsfunktion der App. Kundenbesuche können auch unterwegs sehr gut vorbereitet werden, da aktuelle Angebote, Gesprächsnotizen und Rahmenvereinbarungen jederzeit abrufbar sind. Muss es schnell gehen, so können Kundenbestellungen sofort auf dem iPad erfasst, nach Kirchheim übertragen und ausgeliefert werden. Generell werden bei SSK Bestellungen, die bis 16 Uhr eintreffen, noch am gleichen Tag versendet.

Heute arbeiten 50 eNVenta-Anwender in Kirchheim und in Dresden. SSK hat seit der Einführung der neuen Software vor fünf Jahren immer wieder neue Funktionen der jeweils aktuellen Version von eNVenta ERP für die Optimierung der eigenen Prozesse genutzt. IT-Leiter Michael Schmid sagt abschließend: „Die Zusammenarbeit mit dem Support von Nissen & Velten klappt ganz hervorragend. Das Team ist kompetent und sehr engagiert.“ Geschäftsführer Jochen Schmid resümiert ergänzend, man habe vor fünf Jahren die richtige Entscheidung getroffen.

[Stand 2016]