Topf Baubeschläge: Neue Unternehmenssoftware optimiert Prozesse

Das norddeutsche Großhandelsunternehmen Johannes Topf Baubeschlag GmbH hat die Unternehmenssoftware eNVenta ERP eingeführt. Die 63 Mitarbeiter profitieren beispielsweise von effektiveren Prozessen im Bestellwesen und dem elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten.

Die Firma Topf Baubeschläge arbeitet seit dem 1. Januar 2013 mit der Unternehmenssoftware eNVenta ERP von Nissen & Velten. Das im Jahr 1835 gegründete Großhandelsunternehmen verfügt neben dem Stammhaus im schleswig-holsteinischen Husum über Niederlassungen in Itzehoe und seit dem 1. März 2013 auch in Glinde direkt an der Stadtgrenze Hamburgs. Typische Kundengruppen sind etwa Tischler, Zimmerer, Fenster- und Türenbauer sowie Trockenbauer, welche gerne auf die breiten Produktsortimente in den Bereichen Baubeschläge, Montage- und Dichtungstechnik sowie Lacke, Eisenwaren und Werkzeuge zurückgreifen.

Zukunftsfähiges ERP-System gesucht
Als sich abzeichnete, dass die im Einsatz befindliche Unternehmenssoftware das Ende ihres Lebenszyklus erreichen würde, initiierte Geschäftsführer Rickmer Topf gemeinsam mit dem befreundeten Freiburger Unternehmen Beschläge Koch die Suche nach einem neuen ERP-System. Gewünscht waren dabei Modernität und Zukunftsfähigkeit, aber auch effizientere Prozesse und nicht zuletzt ein optimierter Daten- und Informationsaustausch mit Herstellern und Lieferanten. Die tiefe Integration eines Webshops stand ebenfalls im Pflichtenheft, welches das Projektteam mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen erarbeitet hatte. Nach intensiver Marktforschung und mehreren Präsentationen von Softwareanbietern fiel die Wahl auf Nissen & Velten. eNVenta ERP überzeugte durch seine moderne Architektur, einen hohen Abdeckungsgrad der Anforderungen sowie ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis und kompetente Projektpartner.

Eigenes Handbuch verfasst
Es folgte ein Workshop mit dem Consulting des ERP-Anbieters, in dem der Projektumfang, die notwendigen Software-Module und geringfügige kundenspezifische Anpassungen festgelegt wurden. Anschließend folgten Implementierung, die Datenübernahme aus der alten Software, Tests, Anpassungen und die Schulungen der Mitarbeiter. Das ERP-Projektteam bestand bei Topf aus IT-Leiter Steffen Biber, Geschäftsführer Rickmer Topf und allen Bereichsleitern des Unternehmens. Dieses Projektteam hat schließlich auch die Key User geschult und ein unternehmensspezifisches Anwenderhandbuch selbst erstellt, welches bei den Mitarbeitern sehr gut ankam. Mithilfe von Framework Studio, der Entwicklungsumgebung von eNVenta ERP, passte IT-Leiter Steffen Biber auch Bildschirmmasken des ERP-Systems individuell für verschiedene Abteilungen des Unternehmens an.

Die 63 Mitarbeiter der Firma Topf arbeiten heute in allen Unternehmensbereichen außer der Lohnbuchhaltung mit der neuen Software. Nutzen zieht das Unternehmen beispielsweise aus dem automatischen Bestellwesen. Dieses automatisiert die Beschaffung aller Artikel, für die das Reichweiten-Verfahren sinnvolle Informationen liefert. Sehr gut kommt im Unternehmen auch der Verfahrensablauf von Sonderbestellungen an, also von kundenspezifischer Beschaffungsware, für die eine Lagerhaltung nicht sinnvoll ist. Im neuen ERP-System entspricht der integrierte Workflow weitgehend der „normalen“ Bestellung und läuft entsprechend reibungslos. So sind bereits im Webshop Datensätze der Lieferanten von Sonderbestellungen hinterlegt. Bestellung, Warenfluss und Preisfindung sind entsprechend einfach zu organisieren, was in der alten Software nur mit umständlichen Arbeitsschritten und Medienbrüchen möglich war. Deutlich komfortabler ist heute auch das Handling von Retouren und Gutschriften. Im neuen ERP-System werden alle Prozesse vom ursprünglichen Lieferschein abgeleitet, sodass eine einfache Rückabwicklung möglich ist.

Datenaustausch mit dem E/D/E
Im Rahmen des Projekts hat die Firma Topf auch ihren 40.000 Artikel umfassenden Webshops auf der Basis des Multishop, der E-Commerce-Lösung des E/D/E - Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler, neu aufgesetzt und per Schnittstelle mit dem ERP-System verknüpft. Auch der elektronische Datenaustausch mit dem E/D/E wird  mit Hilfe der entsprechenden eNVenta ERP-Schnittstelle abgewickelt: Bestellungen, Lieferbestätigungen und Rechnungen werden rein elektronisch ausgetauscht.

Rickmer Topf, Geschäftsführer der Johannes Topf Baubeschlag GmbH, sagt über seine neue ERP-Lösung: „Der Funktionsumfang von eNVenta ERP ist sehr mächtig. Das System ist komplex, zum Teil aber sogar genial.“ Für das Unternehmen sei die Einführung des neuen ERP-Systems eine Herausforderung gewesen, die man gemeistert habe, und zugleich ein wichtiger, notwendiger Schritt in die Zukunft. [Stand 2013]