Die UNIMA AG mit Sitz in Matzingen (Thurgau) ist ein metallverarbeitendes Unternehmen, welches in der Lohnfertigung von Zulieferteilen und komplexen Baugruppen für namhafte Schweizer Unternehmen tätig ist. Das zweite Standbein ist die Entwicklung und Produktion eigener Produktlinien. Dazu zählen Systemmöbel und Outdoorküchen. Mit der Einführung der Unternehmenssoftware eNVenta ERP durch den IT-Dienstleister PROBYT sind die Geschäftsprozesse sicherer und effizienter geworden.
Die UNIMA AG hatte in der Vergangenheit nur in wenigen Unternehmensbereichen, insbesondere in der Fertigung der eigenen Systemmöbel, mit einem ERP-System gearbeitet, das zudem mit der Zeit an seine funktionalen Grenzen gekommen war. Mit der Entscheidung von Geschäftsführer Gabriel Vonrüti das Modul „Verkauf“ von eNVenta ERP einzuführen, fiel im Jahr 2019 auch der Startschuss für eine umfassende Digitalisierung der Geschäftsprozesse des gesamten Unternehmens. Der IT-Dienstleister PROBYT Systems hat seitdem in enger Zusammenarbeit mit dem ERP-Projektleiter Manfred Breu auch die eNVenta-Module Rechnungswesen, Einkauf, Produktion, Projektmanagement und Call-Center eingeführt. Inzwischen sind 24.000 Artikel mit den dazugehörigen Zeichnungen und Operationsplänen in der Lösung angelegt. Von der Arbeitsvorbereitung über den Einkauf bis zur Werkstatt wurden die Prozesse im ERP-System abgebildet sowie die Arbeitsplätze und Ressourcen definiert und im System hinterlegt. Alle Bestellungen werden in eNVenta erfasst und dort bis zur Rechnungsstellung an den Kunden weiterverfolgt.
Überfällige Wareneingänge und Warenausgänge können so jederzeit überprüft werden. Die Transparenz im Unternehmen ist damit signifikant gewachsen. So konnte das Unternehmen etwa mithilfe der neuen Software zum Jahresende 2021 eine Reihe noch nicht berechneter Aufträge identifizieren, deren Werte sich auf eine signifikante Summe addieren ließen. Ein Beispiel, welches zeigt, dass sich der Aufwand für die digitale Abbildung der Geschäftsprozesse schnell auszahlen kann. Auch in der Schwesterfirma UNILACK AG, die sich auf die Pulverbeschichtung von Metalloberflächen spezialisiert hat, ist eine ältere Microsoft Access-Lösung durch eNVenta abgelöst worden.
Transparente und dokumentierte Geschäftsprozesse
Die so genannten Calls in eNVenta, eine CRM-Funktionalität des ERP-Systems, halten alle Interaktionen in Bezug auf Aufträge und Kunden fest, sodass E-Mail-Austausch oder Konstruktionsvorgaben jederzeit digital nachvollziehbar sind. Das ist nicht zuletzt im Falle der Abwesenheit eines Mitarbeiters sehr hilfreich. Auch das Wiedervorlage-System in eNVenta wird gerne im Unternehmen genutzt, um zum Beispiel eine automatische Erinnerung für Materiabestellungen zu einem in der Zukunft liegenden Auftrag zu setzen. Die von PROBYT implementierte Quick-Links in eNVenta unterstützen Poweruser dabei, schnell zwischen den Modulen der Software zu wechseln. Eine Freitextsuche hilft beim schnellen Finden von Vorgängen.
Das Unternehmen kann heute schon feststellen, dass der Ausstoß der Produktion trotz geringerer Mitarbeiterzahl gestiegen ist. Klar definierte Ressourcen und Prozesse sowie die bei den Produkten im ERP-System hinterlegten Zeichnungen und Operationspläne haben diese Entwicklung möglich gemacht.
Schritt für Schritt: Ausbau des Funktionsumfangs
Aktuell gibt es noch weitere ERP-Teilprojekte, die im Unternehmen vorangetrieben werden. Dazu zählt die eNVenta-Einführung im Schwesterunternehmen STALGO UNIMA AG, welches vor allem Projekte im kommunalen Bereich, wie etwa Schließfachanlagen in Schwimmbädern oder Garderobenschränke in Feuerwachen plant und umsetzt. Hier geht es auch um die Dokumentation und Abrechnung der Arbeitsstunden der Monteure.
Ein weiteres Thema ist die Einführung von BDE-Stationen in der Produktion, die zunächst mit zwei Pilotinstallationen in besonders arbeitsintensiven Bereichen erprobt werden sollen. Dafür sind die Schweißarbeitsplätze und die Lackiererei, welche zur Schwesterfirma UNILACK gehört, angedacht.
Manfred Breu sagt abschließend über seine ERP-Lösung: „Für mich ist eNVenta der Rolls-Royce und der Ferrari zugleich. Ferrari von der Geschwindigkeit und Rolls-Royce vom Komfort her.“ Wenn man sich ein wenig in das ERP-System hineindenke, könne man mit wenigen Mausklicks alles herausfinden, was man an Informationen benötige. Beispielsweise könne man den Status eines Auftrags sofort nachvollziehen. Das sei eine enorme Zeitersparnis.