Werner Reitz: Von Insellösungen zu integrierten Prozessen

Das Familienunternehmen Werner Reitz ist ein Spezialist für Persönliche Schutzausrüstung (PSA) sowie für Berufs- und Schutzbekleidung. Das Großhandelsunternehmen mit 40 Beschäftigten, welches seinen Sitz im hessischen Gelnhausen hat, arbeitet seit 2016 mit der Unternehmenssoftware eNVenta ERP. Seitdem profitiert es von optimierten Prozessen, gesteigerter Transparenz im Unternehmen sowie weitreichenden Möglichkeiten der Geschäftsprozessautomatisierung.

Nachdem eine noch auf dem Betriebssystem DOS basierende Unternehmenssoftware bei der Werner Reitz GmbH mit immer neuen Zusatzentwicklungen versehen worden war, wurde die mangelnde Durchgängigkeit zwischen den Abteilungen mit der Zeit zu einem Hemmnis für die Weiterentwicklung des Unternehmens. Auch die Abhängigkeit von nur einem Entwickler wurde als problematisch angesehen. Im Jahr 2014 nahm Jonathan Reitz, zuständig für Projekt- und Qualitätsmanagement im Unternehmen, die Auswahl einer neuen ERP-Software in die Hand. Nach einer Untersuchung der Ausgangslage wurden zunächst das Vorgehen, die vorläufige Zeitplanung sowie das Projektziel festlegt. Konkretisiert wurde das Vorhaben anschließend durch eine Anforderungsanalyse. Kern der Anforderungsanalyse war die Aufnahme und Beschreibung des Ist-Zustands der Prozesse. Auf Basis dieser Prozesse wurden die Anforderungen an die zukünftige Gesamtlösung abgeleitet und spezifiziert. In einer Marktübersicht wurden anschließend etwa 25 Anbieter ausgewählt, deren System aufgrund des Funktionsumfangs, der Marktstellung und des Branchenschwerpunktes in Frage kam. Hauptauswahlkriterium war die höchstmögliche Abdeckung der firmen- und branchenspezifischen Anforderungen. Dazu zählte auch die Abbildung einer Eigenfertigung des Großhändlers. An diesem Punkt schieden bereits einige der 25 angeschriebenen Softwarehäuser aus. Schließlich wählte das Projektteam fünf Anbieter aus, die gebeten wurden, mithilfe von Demodaten aus dem Unternehmen zuvor erstellte Geschäftsszenarien in ihrer Software abzubilden und in Gelnhausen zu präsentieren. Einige Anbieter scheiterten am korrekten Import der von Reitz gelieferten Daten, andere wiederum wiesen Lücken in der Abbildung der Geschäftsszenarien auf. In der Auswertungsmatrix bewertete Reitz schließlich den Abdeckungsgrad der geforderten Funktionalitäten und den Eindruck von der Fachkompetenz des Anbieters. Im Sommer 2015 fiel die Entscheidung für die Einführung von eNVenta ERP von Nissen & Velten. Am 15. September startete das Einführungsprojekt, das in den Echtstart der neuen Software am 2. Mai 2016 mündete.

Die 30 eNVenta-Anwender bei Reitz wurden unmittelbar vor dem Echtstart im Umgang mit der neuen Software geschult, um das erworbene Know-how direkt in der Praxis einsetzen zu können. Die Schulungen wurden sowohl vom Projektleiter von Nissen & Velten wie auch von den Key Usern bei Reitz in Kleingruppen mit vier bis fünf Mitarbeitern durchgeführt. Hierbei wurden abteilungstypische Szenarien durchgespielt und nachvollzogen. Nach dem Echtstart, der ohne nennenswerte Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts über die Bühne ging, zeigte sich schnell das Potenzial der neuen Software.

Austausch zehntausender EDI-Nachrichten
Ein zentrales Thema im Unternehmen Werner Reitz ist die EDI-Kommunikation mit den Großkunden des Unternehmens. Zum Einsatz kommen dabei die EDI-XML-Prozesse in eNVenta, etwa zur Verbuchung von Kundengutschriften. Da sich die EDI-Austauschstandards mit verschiedenen Kunden über die Jahre entwickelt haben, sind bei Nachrichtentypen wie etwa Aufträgen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen heterogene EDI-Formate im Einsatz. Diese werden von einem Dienstleister zwischen dem EDI-XML-Format in eNVenta ERP und den verschiedenen Kundenformaten konvertiert. Bei Werner Reitz werden jährlich einige zehntausend Belege via EDI abgewickelt. Manuelle Eingriffe in EDI-Dateien wie sie früher noch notwendig waren, finden nicht mehr statt.

Prozessautomatisierung über Abteilungsgrenzen hinweg
In den Vorgängersystemen gab es keinerlei Automatisierung. In der Folge musste alles händisch angestoßen oder erfasst werden, was mühsam und zeitaufwändig war. Viele Prozesse wurden mit der eNVenta-Einführung automatisiert. Durch die Möglichkeiten der Prozess-Automatisierung wurden Durchlaufzeiten verkürzt und die Prozesseffizienz gesteigert. Als Beispiel hierfür ist die Auftragserfassung zu nennen, die bei verfügbarem Bestand eine sofortige Warenreservierung inklusive Packlistendruck startet und somit eine zeitnahe Kommissionierung im Lager ermöglicht.

Weiterhin sind sämtliche Aufgaben automatisiert worden, die Daten klassifizieren. Hierzu zählen alle ABC-Klassifizierungen für Artikel und Kunden, die Bedarfsanalyse mit Reichweitenoptimierung, die Lieferzuteilung, das Mahnwesen im Einkauf oder auch der Export von EDI-Belegen. ERP-Projektleiter Jonathan Reitz nennt noch ein weiteres Beispiel: „In der Vergangenheit konnten wir Vorkasse-Aufträge, die über unseren Webshop hereinkamen, nicht im System abbilden. Wir mussten nach dem Zahlungseingang durch Zuruf im Lager eine Lieferung auslösen. Mit eNVenta ERP wird der Auftrag erfasst, mit Liefersperre versehen und automatisch freigegeben, sobald der Zahlungseingang gebucht wird.“

Konsistente Daten und Prozesse schaffen Transparenz
Egal ob Verkauf, Logistik oder Rechnungswesen - alle Daten werden bei Werner Reitz heute in einem einheitlichen Datenbestand genutzt und gepflegt, sodass sich das Unternehmen auf konsistente und aktuelle Daten verlassen kann. Im Rahmen des ERP-Projekts wurden zudem viele Geschäftsprozesse zwischen den Fachabteilungen neu strukturiert. Früher waren bei Reitz viele Vorgänge abseits des Warenwirtschaftssystems bearbeitet worden. Dadurch kam es zu Medienbrüchen, Mehrarbeit und Dateninkonsistenzen, wodurch vollständige Auswertungen erschwert wurden. Unter anderem wurden Retouren, Angebote und Mahnungen vollständig oder teilweise in separaten Ablagen geführt. Diese Vorgänge werden nun ebenso im eNVenta ERP geführt wie alle anderen, was für eine verbesserte Nachverfolgbarkeit und Transparenz gesorgt hat. Durch die Verknüpfung von Vorgängen, die im neuen ERP-System mit der Funktion „Belegfolge“ chronologisch und grafisch auf dem Zeitstrahl dargestellt werden, sind Prozessabläufe nun klarer nachvollziehbar. Auch die Möglichkeit, Vorgänge mit verschiedenen Texten oder sogar externen Dokumenten wie zum Beispiel E-Mails zu verknüpfen trägt hierzu bei.

Mit dem Modul Produktionsplanung und -steuerung (PPS) von eNVenta ERP werden bei Werner Reitz sowohl die Betriebsaufträge zur Herstellung von Berufs- und Schutzbekleidung in Eigenfertigung wie auch die Veredelung von Produkten – etwa das Anbringen von Kundenlogos – verwaltet. Alle relevanten Informationen wie etwa Produktionszeiten stehen modulübergreifend zur Verfügung. Mit diesem neuen Modul können nahezu sämtliche Anforderungen an individualisierte Berufsbekleidung erfüllt werden.

Abschließend sagt Jonathan Reitz über das ERP-Projekt seines Unternehmens: „Der erste, gute Eindruck, den wir von der Präsentation hatten, hat sich im praktischen Einsatz von eNVenta ERP bestätigt. Das Programm deckt sehr vieles ab, was wir benötigen. Die Prozesslogik im System ist schlüssig und abteilungsübergreifend gut nutzbar. In unserer alten Software waren die Module eher wie Inseln und die Transparenz war deutlich geringer.“ Aktuell prüft das Unternehmen, ob sich die eingesetzte Webshop-Lösung durch den neuen B2B-Webshop eNVenta eGate von Nissen & Velten ersetzen lässt.

Über Werner Reitz
Workwear, Schutzbekleidung, Sicherheitsschuhe: Die Werner Reitz GmbH ist seit über 60 Jahren einer der Experten am Markt für Persönliche Schutzausrüstung (PSA) sowie Berufs- und Schutzbekleidung. Das Familienunternehmen wurde 1948 durch den Namensgeber Werner Reitz gegründet und ist nun mittlerweile in der dritten Generation inhabergeführt. Von der Firmenzentrale in Gelnhausen aus sorgen 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für einen reibungslosen Ablauf und eine optimale Betreuung der Kunden. Unter den Großkunden sind auch DAX-Unternehmen zu finden, für die Werner Reitz über Rahmenaufträge eine verlässliche Versorgung ihrer Industriestandorte gewährleistet. [Stand 2017]