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eNVenta-Tipp: Eingangsrechnungen per Job Server überwachen

20.03.2020
Mit dem Job Server lassen sich elektronische Eingangsrechnungen überwachen. (Bild: Pixabay / Mohamed Hassan).

Mit dem Job Server lassen sich elektronische Eingangsrechnungen überwachen. (Bild: Pixabay / Mohamed Hassan).


Im 13. Teil unserer Serie mit eNVenta-Tipps geht es um elektronische Eingangsrechnungen: Mit eNVenta haben Anwender die Möglichkeit, diese zu überwachen, um Zahlungs- und Skontofristen einzuhalten.

In eNVenta besteht die Möglichkeit, elektronische Eingangsrechnungen, die noch nicht gleich freigegeben beziehungsweise in der Rechnungsprüfung bearbeitet werden sollen, zu überwachen. Heute kommt die elektronische Rechnung meist früher als die Warensendung und daher sollte nicht vergessen werden die Rechnung zu prüfen, damit diese möglichst unter Wahrung der Skonto- beziehungsweise Zahlungsfristen bezahlt werden kann. Mittels des Job Servers haben Anwender die Möglichkeit, die Überwachung systemunterstützt durchzuführen. Dabei ist wichtig, dass in der importierten elektronischen Rechnung die Lieferscheinnummer auf Positionsebene eingetragen ist, da sonst keine automatische Zuordnung über die Rechnungsprüfung erfolgen kann. Diese Lieferscheinnummer muss entsprechend vom Ersteller der Rechnung mitgeliefert werden.

Die Überwachung der eingegangenen Rechnungen kann automatisch über den Job Server erfolgen. Dafür steht der Job Server-Button im Dialog „Rechnungen übernehmen“ zur Verfügung (damit lässt sich die Job Verwaltung öffnen). Der Anwender kann einen Job für die automatische Übernahme der Rechnungen generieren. Mit der Übernahme wird jeweils versucht die Rechnungsprüfung anzulegen, damit eine entsprechende Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit der Eingangsrechnung erfolgen kann.

Für die automatische Übernahme der Rechnung kann ein Limit an Versuchen festgelegt werden, damit diese nicht endlos in einer Schleife hängenbleiben. Dazu kann man eine Zeitspanne festlegen (etwa drei Tage nach Rechnungseingang). Konnte die Rechnung nach dieser Zeit nicht automatisch übernommen werden, wird sie an den im Job hinterlegten Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung weitergereicht.

Für die Übernahme kann auch die Skontofälligkeit oder Nettofälligkeit der Rechnung als Zeitpunkt der Rechnungsübernahme festgelegt werden. Ist der entsprechende Zeitpunkt erreicht, erfolgt eine Meldung an den Sachbearbeiter zur manuellen Bearbeitung. Die Parameter werden direkt im Dialog bearbeitet. Die Parameter und ihre Funktion sind in der nebenstehenden Tabelle zu finden.



Neben der Anlage der Rechnungsprüfung kann diese auch zusätzlich automatisch verarbeitet werden. Hierfür muss im Lieferantenstamm die Checkbox „Automatische Verbuchung“ gesetzt sowie die entsprechende Gültigkeitsregel für die Rechnungsprüfung hinterlegt sein.

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